概要

立命館の卒業生が交流を行う立命館大学校友会。その設立100周年を祝した校友大会が2019年10月19日に国立京都国際会館で開催され、2,000名を超える参加者が集った。
開催前にiPresenceは大会事務局から「当日会場に来れない海外在住の卒業生にも大会に参加してもらえるよう、テレプレゼンスロボットを利用できないか？」という相談を受けて、実現のサポートをロボット準備から当日現場のトータルをワンストップで提供した。

ユーザーの体験

アクセスゲストが所有しているiPhoneからテレプレゼンスロボットをアバター(分身)として操作しながら、京都会場にいる参加者と"お互い、まるでそこに居るかのような感覚で"会話を楽しんでもらい、スタッフがアテンドして会場内を歩きまわった。

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提供内容

企画、ディレクション、アテンドオペレーション、temi×6台、AVATAR Robot for ZOOM×6アカウント、スタッフ×6名、無線WiFiルーター×5台、機材搬入搬出

大会前日までの流れ

打ち合わせにてロボットの機能を実際に確認してもらうデモを実施。大会コンセプト、大会の中で参加者に対して与えたい印象、実施提供人数、会場環境などをヒアリング。見積りを提示。条件詳細を詰めて、再見積もり。正式受注。機材の準備、ロボットへの設定。大会前日にロボット含め機材を搬入、セットアップ。ロボットには立命館大学のTシャツを着せたり記念フラッグを取り付けた。

当日アクセスまでの流れ

大会事務局がメールで条件を記載して海外在住の卒業生へアクセス希望者を募集。希望者への対応をiPresenceが引き継ぎ、各個人へメールにてアプリケーションの案内とチャットアプリ(LINE、Facebook Messenger、Wechat)での連絡を提案。チャットアプリでAVATAR Robot for ZOOMのダウンロードとログイン＆アクセス方法を説明。当日指定時間にIDとパスワードをチャットで伝えてアクセス開始。
※ベトナム1拠点、シンガポール1拠点、中国3拠点、マレーシア1拠点、タイ1拠点の5カ国計7拠点に提供

アクセス中の流れ

temiへアクセス完了後、アテンドスタッフから会場の様子を説明。追従機能を利用して会場内を散策。temiの存在に興味を持った会場参加者に話しかけてロボット越しに会話、話が盛り上がった場合は記念撮影。記念撮影スポットでの撮影。撮影した写真はすぐにチャットでアクセスゲストに共有。アクセスゲスト各個人の興味に合わせて対応、時間帯別のイベント参加や学長の講演を観覧なども実現。

temi撮影とスライドショー

正面入口にてtemiを5台同時にスタッフが動かし、来場者に操作体験を楽しんでもらった。temiの撮影機能を利用して来場者を記念撮影。撮影した写真はクラウドファイルにアップロードして大会のイベント中にプロジェクターでスライドショーにして会場壁面に映した。（プロジェクター管理に関しては前日に担当会社へ依頼）